La primera fase a la hora de organizar un evento es la visita de inspección, o más conocida como prospección. Consiste en evaluar el ecosistema en el que se va a desarrollar, así como la prevención de cualquier complicación que pueda producirse. En Nanook le damos mucha importancia a esta primera toma de contacto, ya que de ella dependerá de manera directa que un evento sea tal y como se había planificado.
Tetyana Rybalka es nuestra directora de eventos, y pone especial énfasis en cada visita de inspección que hace, para que los eventos de Nanook siempre sean un éxito. Antes de que nos hable de su experiencia, abordaremos lo más esencial:
¿Qué es un evento?
Un evento es un acontecimiento planificado que ocurre en un determinado lugar y que reúne a diferentes asistentes con el objetivo de comunicar un producto o servicio socializando con sus asistentes.
¿Cómo preparar para una visita de inspección?
Considero que las visitas de inspección son una herramienta fantástica para visualizar el aspecto que tendrá el evento, familiarizarme con los espacios, sus posibles limitaciones, definir la agenda y el programa en tiempo real.
Antes de cualquier prospección, también hago una inspección previa para asegurarme de que estoy convencida con los lugares y espacios elegidos. Hace poco estuve en una visita en Mijas, Málaga y encontré un lugar increíble, simplemente caminando por las calles de Ronda y buscando joyas ocultas locales. Me encanta comprobar todo antes de llevar a los clientes para que pueda anticiparme a las preocupaciones, responder a las preguntas y asegurarme de que estamos totalmente preparados para la visita y para el día del evento.
¿Qué es lo que llevas contigo para una visita de inspección?
Algunas cosas siempre están conmigo en la visita: un metro, mi ordenador, auriculares, protector labial, ibuprofeno, tarjetas bancarias y buen sentido del humor.
Prospección de eventos: ¿Qué hay que tener en cuenta?
A la hora de realizar una visita de inspección, hay factores clave que siempre tenemos en cuenta:
- Finalidad y objetivos: entendemos el propósito del evento y los objetivos específicos de la inspección del lugar para asegurarnos de que nos centramos en los aspectos más relevantes.
- Disposición del recinto: nos familiarizamos con la disposición del recinto, incluidas las entradas, salidas, salidas de emergencia y servicios como aseos y zonas de aparcamiento.
- Seguridad y accesibilidad: evaluamos las características de seguridad del lugar, así como el cumplimiento de la normativa y la accesibilidad para todos los asistentes, incluidos los discapacitados.
- Capacidad y logística: determinamos la capacidad del sitio para dar cabida al número previsto de asistentes y considerar la logística de la gestión del flujo de público y las operaciones del evento.
- Servicios e instalaciones: comprobamos la disponibilidad y el estado de las instalaciones esenciales, como la electricidad, el agua, la conexión Wi-Fi y disposición de los asientos.
- Requisitos técnicos: nos aseguramos de que el lugar tiene la capacidad de cumplir con los requisitos técnicos necesarios que hemos propuesto para el evento.
- Preparación para emergencias: verificamos que el lugar de celebración dispone de planes y recursos de emergencia adecuados, incluidos puestos de primeros auxilios y extintores.
- Permisos y reglamentos: confirmamos que se dispone de todos los permisos y licencias necesarios y que el evento cumple la normativa local y las restricciones de zonificación.
- Coordinación de proveedores: evaluamos sus áreas designadas y la logística para garantizar un montaje y funcionamiento sin problemas durante el evento.
